Hello. Die Plantafel

Hello. Die Plantafel ist eine Auftragstafel für den Betrieb: Spalten wie Stellwände, Karten wie Zettel darauf, alles mit Maus oder Finger verschiebbar. Sie läuft auf der eigenen NAS oder dem eigenen Webserver — keine Cloud, kein Abo, keine fremden Server. Die Plantafel ist für eine Druckerei entstanden, lässt sich natürlich vielseitig einsetzen.

Wer ein Kanban-Board kennt, kennt die Plantafel. Der Unterschied liegt darin, wo die Daten liegen und was die Tafel von Haus aus kann: Jede Karte hat neben der Beschreibung ein eigenes Feld für die Auftragsnummer, und Dateien aus der Vorstufe werden per Drag & Drop direkt zu Karten.

Boards, Spalten, Karten

Oben links liegen die Boards als Tabs nebeneinander — etwa eines je Abteilung oder je Maschine. In jedem Board stehen die Spalten für den Stand der Dinge, und darin hängen die Karten. Eine Karte besteht aus der Auftragsnummer und einem Beschreibungstext; beides tippst du direkt auf der Karte, ohne einen Dialog zu öffnen.

Karten ziehst du innerhalb einer Spalte, zwischen Spalten und sogar in ein anderes Board — dafür ziehst du sie einfach auf dessen Tab. Das geht am Rechner mit der Maus genauso wie auf dem Tablet mit dem Finger. Über das Menü ⋮ auf der Karte geht es auch ohne Ziehen.

Viele Karten auf einmal

Wenn nach einem Schichtwechsel ein ganzer Schwung Aufträge weiterwandert, wählst du die Karten über das kleine Kästchen unten links an und schiebst sie gemeinsam. Unten erscheint eine Leiste mit der Anzahl und dem Ziel — ein Griff statt zwanzig.

Karten kopieren und einfügen

Kommt ein Auftrag wieder, kopierst du die alte Karte statt sie neu zu tippen — eine einzelne über ihr Menü oder gleich mehrere ausgewählte auf einmal. Solange die Kopie bereitliegt, steht unten in jeder Spalte in Rot „+ Kopie hier einfügen". Ein Tipp, und die Karte ist da — mit Nummer, Beschreibung und Farbetikett. Die Kopie bleibt danach bereit und lässt sich beliebig oft einfügen.

Laufen zwei Plantafeln auf derselben NAS, etwa eine je Abteilung, geht das auch von einer zur anderen: in der einen kopieren, in der anderen einfügen — im selben Browser, ohne Neuladen.

Farbetiketten

Eilt ein Auftrag, gehört er zu einem bestimmten Kunden oder ist er schon freigegeben? Mit einem Farbetikett sieht man das auf einen Blick: Die ganze Karte wird in der Farbe gefüllt, und die Schrift stellt sich von selbst auf Dunkel oder Weiß um — je nachdem, was sich auf der Farbe besser liest, im hellen wie im dunklen Design.

Farben und Namen legt ihr selbst fest, zum Beispiel „Eilt", „Kunde A" oder „Fertig". Die Etiketten gelten für alle Boards, eine Karte behält ihre Farbe also auch nach dem Verschieben. Vergeben wird ein Etikett über das Menü der Karte — oder für viele ausgewählte Karten auf einmal.

Die Listenansicht

Sobald mehr als eine Handvoll Aufträge unterwegs sind, hilft die Tafel beim Suchen: Die Listenansicht zeigt alle Karten aller Boards als Tabelle mit Nummer, Beschreibung, Board und Spalte. Ein Klick auf die Überschrift sortiert, das Feld darüber filtert live über alle vier Spalten — und über die Namen der Farbetiketten. Ein Klick auf eine Zeile springt zur Karte auf der Tafel.

Auch aus der Liste heraus lassen sich Karten auswählen und verschieben — und zwar boardübergreifend. Erst filtern, dann alle Treffer anhaken, dann umhängen.

Drei Kartenhöhen

Der Button Kartenhöhe oben rechts schaltet die Höhe aller Karten um: normal (vier Zeilen), nur die erste Zeile — dann passen sehr viel mehr Karten auf den Schirm — oder jede Karte genau so hoch wie ihr Text, sodass nichts verdeckt bleibt. Beim Bearbeiten klappt die Karte ohnehin auf.

Dateien werden zu Karten

Unten rechts liegt eine Ablagezone. Was du darauf ziehst, wird zur Karte — auch mehrere Dateien auf einmal:

• JDF- und JPF-Dateien (aus der Vorstufe) werden gelesen: Auftragsnummer und Bezeichnung stehen darin und landen direkt auf der Karte.
• Alle anderen Dateien — PDF, Word, was auch immer — werden nur am Dateinamen erkannt; der Inhalt bleibt ungelesen. Aus 123123 Meier, Marmeladenaufkleber.pdf wird eine Karte mit der Nummer 123123.

Weil ein Auftrag meist mehrere Dokumente hat — Angebot, Lieferschein, Druckfreigabe — legt jede Datei eine eigene Karte an. Dieselbe Datei ein zweites Mal abzulegen bleibt dagegen folgenlos. Wie die Dateinamen aussehen müssen, steht in der Bedienungsanleitung.

Auch ohne Auftragsnummern

Die Tafel ist für den Auftragsbetrieb gebaut, lässt sich aber auf ein gewöhnliches Kanban-Board umstellen. Ein Häkchen im Admin-Bereich entscheidet darüber:

• Angehakt (die Vorgabe): Die Ablagezone ist da, das Feld „Auftragsnummer" nimmt beim Tippen nur Ziffern, und aus Dateinamen entstehen Karten nur mit sechsstelliger Nummer.
• Nicht angehakt: keine Ablagezone — dafür darf oben auf der Karte stehen, was du willst, etwa AB-123/7 oder schlicht ein Stichwort.

Umschalten geht jederzeit und in beide Richtungen; vorhandene Karten bleiben davon unberührt.

Zu mehreren an einer Tafel

Jeder meldet sich mit dem eigenen Namen und dem eigenen Passwort an. Was andere ändern, erscheint nach wenigen Sekunden von selbst — ohne dass jemand neu laden muss und ohne dass es beim Tippen dazwischenfunkt. Auf dem iPad hält „Angemeldet bleiben" die Sitzung 30 Tage.

Neue Leute legt ein Admin mit Namen und E-Mail an; die Person bekommt eine Einladung und setzt ihr Passwort selbst. Ein Passwort tippt nie jemand für jemand anderen ein, und vergessene Passwörter setzt man sich per E-Mail-Link zurück. Damit lässt sich die Tafel auch außerhalb des Betriebs benutzen — im Homeoffice oder unterwegs.

Wer nur zuschauen soll, bekommt ein Konto mit dem Häkchen Nur Lesen. Es sieht alle Boards, darf suchen, die Listenansicht öffnen und die Kartenhöhe umschalten — aber nichts ändern, nichts ziehen, nichts löschen. Gedacht ist das fürs Vorführen und für alle, die den Stand der Dinge nur sehen müssen.

Auch unterwegs auf dem Smartphone

Auf dem Telefon rückt die Tafel zusammen: Statt der Tab-Leiste steht oben der Name des offenen Boards, ein Tipp darauf öffnet die Liste aller Boards. Hochkant ist jede Spalte fast so breit wie der Bildschirm, zur nächsten wischst du seitlich. So lässt sich auch zwischendurch nachsehen, wo ein Auftrag gerade steht — oder schnell eine Karte weiterschieben.

Archiv, das sich selbst aufräumt

Ein Board mit dem Namen ARCHIV behandelt die Tafel besonders: Hineinschieben darf jeder, ändern und löschen nur ein Admin. Auf Wunsch räumt die Tafel dort selbstständig auf und wirft Karten weg, deren Auftragsnummer älter als zwei bis zehn Jahre ist. Dafür ist kein Cron-Job nötig.

Umstieg von Trello

Ein bestehendes Trello-Board exportierst du dort als JSON und lädst die Datei im Admin-Bereich hoch. Aus Listen werden Spalten, aus Karten werden Karten; eine führende Auftragsnummer im Titel wandert gleich ins richtige Feld.

Die Anleitung ist einen Klick entfernt

Unten links auf der Tafel steht der Button Hilfe. Er öffnet genau diese Seiten in einem neuen Tab — die Tafel bleibt dabei offen, wo sie war.

Kommen nicht alle Arbeitsplätze ins Internet, legt ein Admin eine eigene Anleitung fest, etwa auf derselben NAS. Dann führt der Button eben dorthin — und die Hilfe funktioniert auch im abgeschotteten Netz.

Was du dafür brauchst

• Einen Webserver mit PHP und MariaDB oder MySQL — auf einer Synology genügt die Web Station mit einer leeren Datenbank.
• Einen Browser — am Rechner, auf dem Tablet oder auf dem Smartphone. Es gibt nichts zu installieren, keine App, kein Java, kein Flash.
• Für den Zugriff von außen: HTTPS über den Reverse Proxy der NAS — oder alternativ ein VPN.

Wie das eingerichtet wird, steht Schritt für Schritt unter Installation. Wie im Alltag damit gearbeitet wird, erklärt die Bedienungsanleitung.